防火管理者の外部委託ニーズが高い業界とは？多拠点・省人化時代の防火管理を解説
一定の用途や規模、収容人員などに該当する建物では、防火管理者を選任し、消防計画の作成や届出、消防訓練などを行う必要があります。
しかし、実際の現場では「資格を持つ従業員がいない」「担当者が異動・退職してしまった」「複数の施設を一括して管理できない」といった問題が少なくありません。
特に、多数の物件や店舗を管理する企業、現場の人員が少ない施設、担当者の入替えが多い業態では、防火管理者を社内で継続的に確保することが難しくなっています。そのため、防火管理者の外部選任や、防火管理業務の外部委託を検討する企業が増えています。
本記事では、防火管理者の外部委託と相性のよい業界と、それぞれの業界で外部委託が必要とされる背景を解説します。
防火管理は「選任して終わり」ではない
防火管理者には、建物の実情に応じた消防計画の作成、消防署への届出、日常的な火気管理、消防用設備等の維持管理、避難経路の確認、消防訓練の実施など、さまざまな役割があります。
人事異動や退職によって防火管理者が変わった場合には、新たな防火管理者の選任届出や消防計画の見直しも必要です。複数の物件や店舗を運営する企業では、それぞれの拠点について、選任状況や届出、消防訓練の実施状況を継続的に管理しなければなりません。
一つの建物だけであれば社内で対応できても、管理する建物が数十棟、数百棟と増えると、本部だけですべての状況を把握することが難しくなります。防火管理者の外部委託には、単に資格者を確保するだけではなく、防火管理業務の属人化を防ぎ、複数拠点の対応水準をそろえる役割があります。
不動産管理会社は外部委託と相性がよい
防火管理者の外部委託について、特に大きな需要が見込まれるのが不動産管理業界です。
不動産管理に関係する会社には、BM会社、FM会社、PM会社、賃貸住宅管理会社、分譲マンション管理会社などがあります。それぞれ業務範囲は異なりますが、多数の建物を継続して管理するという共通点があります。
BMは「ビルマネジメント」の略で、設備管理、清掃、警備、点検、防災など、建物を安全かつ快適に維持するための業務を担います。FMは「ファシリティマネジメント」の略で、企業が保有・利用する施設全体を経営的な視点から管理する考え方です。
これに対してPMは「プロパティマネジメント」の略で、賃貸物件や収益不動産について、テナント対応、賃料管理、修繕計画、BM会社の管理などを行い、物件の収益性や資産価値を維持・向上させます。
このような会社は、一社で複数のオーナーや多数の物件を管理しています。そのため、防火管理者の外部委託を管理サービスの一つとして採用できれば、物件単位ではなく、複数棟へ横展開できる可能性があります。
一方で、物件ごとに所有者、管理権原、用途、テナント構成が異なるため、すべての建物を同じ方法で管理できるとは限りません。テナントの入替えや管理担当者の変更も多く、選任届出や消防計画の更新が漏れやすい点も課題です。
外部の専門会社と連携することで、物件ごとの状況確認、届出、訓練、定期的な確認業務を一定の基準で運用しやすくなります。
賃貸住宅・分譲マンション・社宅にも継続的な需要がある
賃貸マンションやアパートを管理する会社も、多数の物件を広い地域に抱えています。管理人が常駐していない建物や、巡回管理となっている建物では、現地で防火管理者となる人材を確保できないことがあります。
分譲マンションの場合、管理組合の理事が定期的に交代します。有資格者が理事を退任した後、次の防火管理者が決まらず、選任に空白が生じることもあります。また、防火管理の経験がない理事にとって、消防計画の作成や消防訓練の運営は大きな負担になります。
社宅、社員寮、学生寮、マンスリー住宅なども、外部委託を検討しやすい施設です。常駐管理人がいない施設や、短期入居者が多い施設では、入居者だけで防火管理体制を維持することが難しいためです。
多数の住宅を管理する会社が窓口となり、防火管理業務をまとめて外部委託すれば、各施設の担当者交代に左右されにくい体制を整えられます。
シェアオフィスや無人・省人型施設で需要が高まる理由
近年は、シェアオフィス、レンタルスペース、貸会議室、無人販売店、コインランドリー、トランクルーム、シミュレーションゴルフ、小規模スポーツクラブなど、少人数または無人で運営される施設が増えています。
これらの施設は、一つひとつの規模が比較的小さくても、同じブランドで多店舗展開されることが多いという特徴があります。出店のスピードが速く、新たな施設が短期間に増える一方で、現地に常時勤務する責任者がいないケースもあります。
受付担当者がいても、短時間勤務やシフト勤務であったり、運営業務を外部事業者へ委託していたりするため、防火管理業務を継続して担当できる人材を確保しにくいことがあります。
本部が各拠点の選任状況や訓練実施状況を個別に管理するにも限界があります。開業時の防火管理者選任、消防計画の作成、届出、その後の訓練や定期確認までを共通の運用にすることで、出店数が増えても対応のばらつきを抑えられます。
マッサージ・美容・多店舗チェーンにも共通する課題
マッサージ、リラクゼーション、エステ、美容室などの店舗では、施術者を中心とした少人数運営が一般的です。直営店とフランチャイズ店が混在していることも多く、店舗ごとに運営法人や雇用形態が異なる場合があります。
施術者が業務委託やシフト勤務を中心としている店舗では、管理的・監督的な立場で防火管理業務を継続して担える人員を確保しにくくなります。店長が資格を取得しても、異動や退職のたびに新たな選任と届出が必要になります。
飲食店、小売店、サービス店舗などを多数展開する企業も同様です。本部が防火管理のルールを定めても、実際の運用を店舗任せにすると、届出や訓練の実施状況に差が生じます。
防火管理業務を出店時の標準業務として組み込むことで、新規店舗の対応漏れを防ぎ、既存店舗についても一定の水準で管理しやすくなります。
ホテル・医療・教育・娯楽施設では利用者への配慮も必要
ホテル、民泊、サービスアパートなどの宿泊施設は、24時間・交代勤務で運営されています。場合によっては責任者が勤務していない時間帯もあり、外国人宿泊者や土地勘のない利用者への避難案内も求められます。
医療機関、調剤薬局、クリニック、教育施設などでは、職員にとって患者や利用者への対応が本来業務です。災害時には、高齢者、子ども、身体の不自由な人など、自力での避難が難しい利用者を想定しなければなりません。
カラオケ、ネットカフェ、イベント会場、結婚式場、葬祭ホールなども、不特定多数の人が利用します。営業時間や利用人数、催事内容が変動するため、施設の実態に即した消防計画と消防訓練が必要です。
このような施設では、書類の作成だけを外部へ依頼するのではなく、現場の担当者と専門会社が連携し、利用者の特性を踏まえた避難誘導や訓練方法を検討することが重要です。
なお、防火管理者を外部へ委託できるかどうかは、建物の用途や管理体制、外部委託を必要とする事情などを踏まえ、最終的には管轄消防署の判断によります。 そのため、外部委託を検討する際は、事前に管轄消防署へ確認することが必要です。
防火管理者の外部委託で期待できる効果
防火管理者の外部委託には、主に次のような効果があります。
第一に、人事異動や退職による選任の空白を防ぎやすくなります。従業員個人の資格や在籍状況だけに依存しないため、継続的な防火管理体制を構築できます。
第二に、複数物件の管理方法を標準化できます。選任状況、消防計画、届出、訓練などを一覧で管理することで、物件ごとの対応漏れや品質のばらつきを抑えられます。
第三に、新築、取得、出店、用途変更などのタイミングで、必要な手続きをまとめて進めやすくなります。開業直前になって防火管理者が決まっていない、消防計画が提出されていないといった事態を防ぐことにつながります。
第四に、社内担当者の負担を軽減できます。防火管理が本来業務ではない従業員に書類作成や訓練運営を集中させず、専門会社の支援を受けながら必要な対応を進められます。
外部委託を検討する際の注意点
防火管理者は、単に資格を持っていれば誰でもよいわけではありません。防火管理上必要な業務を適切に遂行でき、管理的または監督的な立場にあることが求められます。
また、防火管理者の外部選任や、同一人物による数施設の重複選任が認められるかどうかは、建物の用途、規模、管理体制などによって異なります。管轄消防署への事前確認が必要であり、委託契約書などの追加書類が必要になる場合もあります。
防火管理者を外部へ委託したからといって、管理権原者の責任まで外部に移るわけではありません。建物や事業所の日常点検で不備が見つかった場合には、防火管理者と連携して改善することが求められます。特に、消火器などの消防用設備等に不備がある場合は、管理権原者が主体となって修繕・改善を行う必要があります。
多拠点管理では「人の確保」から「仕組みの整備」へ
防火管理者の外部委託を検討しやすい業界には、「多数の物件や店舗を持つ」「現場の人員が少ない」「担当者の入替えが多い」「本部で法令対応を統一したい」という共通点があります。
防火管理を各施設の担当者任せにすると、異動や退職のたびに対応が途切れ、届出や訓練の実施状況にも差が生じます。物件数や店舗数が増えるほど、個人の努力ではなく、継続して管理できる仕組みが必要になります。
複数施設を運営・管理している場合は、まず各施設について、防火管理者の選任状況、消防計画の届出状況、消防訓練の実施状況を確認することが重要です。そのうえで、社内選任を継続する施設と、外部委託を検討する施設を整理するとよいでしょう。
防火管理者の外部委託は、資格者の不足を補うだけの手段ではありません。多拠点における防火管理を標準化し、選任の空白や手続き漏れを防ぐための仕組みとして活用することが大切です。
防火管理者の業務を外部へ委託できるのは、一定の基準を満たし、管轄消防署長が認める場合に限られます。東京都内における具体的な対象施設や委託要件については、東京消防庁の案内をご確認ください。
参考：東京消防庁「防火管理者の業務の委託について」https://www.tfd.metro.tokyo.lg.jp/lfe/office_adv/jissen/p06.html
※東京都外の施設については、対象施設を管轄する消防本部・消防署へご確認ください。
