防火管理が個人任せになることのリスク
人命や財産を守るために欠かせない防火管理は、単に「防火管理者を選任する」だけで完結するものではありません。本来の目的は、火災を未然に防ぎ、万が一の際にも被害を最小限に抑えることにあります。そのためには、消防機関への必要な届出、日常的な点検、定められた回数の消防訓練といった欠かせない業務を着実に行うことに加え、必要に応じて教育・是正・記録を重ねていくことが重要です。こうした一連の業務を、継続的かつ確実に実行していく必要があります。
防火管理の基本的な考え方や制度の概要については、東京消防庁の公的案内も参考になります。
《参考》東京消防庁「防火管理ポータルサイト」
https://www.tfd.metro.tokyo.lg.jp/lfe/office_adv/bou_portal/index.html
しかし現実には、防火管理が名義貸し同然となり、選任だけはされていても、実際には十分な対応が行われていないケースは珍しくありません。さらに、大企業であっても、、同一企業内において、防災センターが設置された大規模ビルに入居するテナントでは比較的適切に運用されている一方、そうでない建物に入居するテナントでは、消防訓練の実施などが十分に行われず、防火管理に差が生じている場合もあると思います。
本業とは異なる業務であることを考えれば、そうした実情に一定の理解ができる面もあります。しかしその結果、同じ命の重さであるにもかかわらず、所属する組織によって防火管理の水準に差が生じ、負うリスクまで変わってしまいかねません。
また、防火管理の推進役である防火管理者に目を向けると、経験や意識の違いによって、点検の精度や対応の質にばらつきが生じやすいという現実があります。さらに、防火管理者の業務が属人化すれば、引き継ぎがうまくいかず、次第に形骸化してしまうおそれもあります。こうした課題は、多くの現場に共通して見られるものと考えます。
巡回防火点検を均一化する組織体制と独自システム
おかげさまで当社は、現在、全国で2,000件以上の防火管理者外部委託を受託しています。それに伴い、全国各地の物件に対応するため、約100名の現地スタッフが在籍しています。そうした全国展開の中で、当社が一貫して大切にしているのは、防火管理を“人”ではなく“仕組み”で支えるという考え方です。
たとえば、防火管理者業務の肝ともいえる、日常的な防火管理状況を確認するための巡回防火点検業務では、何よりも「誰が行っても同じ品質で点検できること」が重要です。防火管理は、ほんの小さな見落としが重大な事故につながりかねない業務であるため、属人的な判断に頼るのではなく、組織として均一な品質を担保できる体制が欠かせないと考えています。
この「均一な点検体制」を実現するため、当社では独自に開発した点検システムを活用しています。本システムの大きな特徴は、現場でのスマートフォン操作だけで点検業務が完結する点にあります。点検スタッフは、現地で確認した状況を写真で記録し、システム内に用意された選択肢をスマートフォン画面上でタップしていくだけで入力を進めることができ、その内容をもとに報告書が自動的に作成されます。サービス開始当初のように、紙にメモを取り、後から事務所や自宅で報告書を作成するといった工程は必要ありません。
さらに、本システムには、点検品質を安定させるためのさまざまな工夫が盛り込まれています。たとえば、専門スタッフが事前に実施・確認した詳細な現場チェックをもとに作成した「下見表」を表示できるほか、前回の点検報告書もその場で確認できます。加えて、点検項目自体も整理されており、抜け漏れが生じにくい設計となっています。
こうした仕組みにより、経験の差に左右されにくく、誰が点検を担当しても一定の品質を維持できる体制を整えています。
本社チェックと現場連携による品質管理
現場で作成された報告書は、その場で完結するわけではありません。すべて本社に送信され、防火管理者の資格を有するスタッフが内容を確認しています。このチェック体制により、記載内容に不備がないか、指摘事項が適切か、見落としがないかといった観点から、二重の確認を行っています。
また、疑問点や不明点があれば、本社から点検スタッフへ直接確認を行い、必要に応じて是正対応を指示します。こうした運用により、現場任せにしない、組織としての品質管理を実現しています。
一方で、防火管理の現場では、想定外の状況に直面することもあります。設備の状態が判断しづらい場合や、イレギュラーなケースに遭遇した場合には、その場で適切な判断が求められます。
当社では、そのような場面にも対応できるよう、現場と本社がリアルタイムで連携できる体制を整えています。具体的には、ビジネスチャットツールであるLINE WORKSを活用し、点検スタッフが現場から即座に本社へ相談できる仕組みを構築しています。
本社には、消防設備士資格をはじめとした各種資格を有するスタッフが在籍しているほか、消防機関との日頃からの適切な連携や相談体制も築いており、いわば「消防のプロ」として現場を支えています。写真や状況を共有することで、その場で判断や指示を受けることができるため、対応の遅れや誤判断を防ぐことができます。このように、現場と本社が分断されることなく、常に連携した状態を保てることが、組織的な防火管理における大きな強みです。
組織的な防火管理体制がもたらす価値と重要性
ここまで見てきたように、組織で対応する防火管理体制には、さまざまなメリットがあると考えます。たとえば、点検品質の均一化、指摘漏れや見落としの防止、記録の確実な蓄積による証跡化、リアルタイムでの判断支援、さらには属人化の排除や引き継ぎのしやすさなどです。
これらはすべて、「万が一」を防ぐための重要な要素です。
防火管理は、問題が起きなければ、その価値が見えにくい業務でもあります。しかし、だからこそ大切なのは、「何も起きない状態を維持し続けること」です。そのためには、個人の努力に頼るのではなく、組織として再現性のある仕組みを構築する必要があります。
建物の防火管理においては、適切な消防設備の設置など、ハード面が重要であることはいうまでもありません。一方で、いざという時にそれらの消防設備が適切に機能し、使用できる状態を維持し続けるためには、防火管理者による点検・是正体制といったソフト面もまた極めて重要です。なぜなら、防火管理が守るべきものは、何よりも人命だからです。
防火管理者は、「選任して終わり」ではなく、「実行し続ける体制をどう作るか」が問われます。これこそが、防火管理における本質だと考えます。
当社では、組織としての仕組み、テクノロジーの活用、そして現場との密な連携、この3つを軸にした体制こそが、持続可能で実効性のある防火管理を実現すると考えています。防火管理者個人にすべての責任や負担を押し付けるのではなく、組織全体で支える。そうした体制づくりが、結果として建物の安全性を高め、管理権原者のリスクを着実に低減していくことにつながります。
とはいえ、本業に力を注ぐ中で、防火管理の必要性は理解していても、そこに十分な時間や労力をかけ続けることは簡単ではないと思います。そのような場合には、私たちのような防火管理の専門会社に委託するという選択肢もあります。防火管理についてお困りのことがありましたら、どうぞお気軽にご相談ください。
