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防火管理者泣かせ「防火・防災管理協議会に係る組織の構成員一覧表」

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防火管理者のこづっきです。新宿駅近くの雑居ビルの統括防火管理者を当社がお引き受けすることになり、所轄である新宿消防署へ選任届を提出するに当たり、一緒に提出すべき「防火・防災管理協議会に係る組織の構成員一覧表」がなかなか完成できず、苦労した話です。

「防火・防災管理協議会に係る組織の構成員一覧表」という長い名前を分解して説明しますと、次のような感じでしょうか。

■防火・防災管理協議会
建物の中に店舗や事務所などの事業所が混在して同居しているような防火対象物の場合、各事業所の中から「事業所内部のための防火管理者」を選任し、防火管理の体制(協議会)を組成する必要があります。

■組織の構成員一覧表
この協議会の名簿のことです。
各テナントの会社名(店名)、代表者名、(テナント内部の)防火管理者名、連絡先を一覧化したものです。

この「防火・防災管理協議会に係る組織の構成員一覧表」を、建物全体の防火管理者である「統括防火管理者」が取りまとめ、所轄の消防署へ届け出る必要があります。また、「構成員」つまり名簿の内容に変更があった場合も、統括防火管理者が更新して消防署へ届け出る必要があります。

この新宿の雑居ビルの場合、当社へ統括防火管理者の外部委託を依頼して下さった不動産管理会社が、建物の管理管理業務を他社からリプレイスされたばかりで、テナントの情報をほとんど持ち合わせておらず、当社がテナント情報の把握に協力することになったのですが、なかなか骨の折れる作業となりました。

この雑居ビルは深夜営業がメインのテナントが多く、代表者の方や従業員へヒアリングするためには、夜に直接訪問しなければなりません。
夜営業のテナント、、、当初はかなり怖そうなイメージでしたが、実際に行ってみると皆さん快く迎えてくれます。お客様がいるときは邪魔者になるので気を遣いながらヒアリングさせてもらいます。そして今後何度も往復しなくて良いように、テナントと担当者の連絡先を聞き出すことを忘れません。

しかし一テナントだけ、コロナ禍の影響で休業していて、連絡が取れないところがあり、ここにたどり着くのにかなり時間がかかりました。
この時期ならではですね。

とても大変な作業ですが、よくよく考えますと、当社(統括防火管理者)としても、常に建物の防火管理体制を把握し、更新することは、通常時における防火管理の維持のために大切ですし、いざ災害時にも連携ができるので、「消防法の規定にあるから仕方なく」ではなく「本質的に必要だから」能動的に整えることに意義があると思います。

でも、時折、テナント情報がどうしても集まらなくて心が折れそうになるこづっきです。

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