外部委託で効率的な防火管理を実現！専門業者が提供する安全対策とは
防火管理者の業務委託（防火管理者代行）とは、建物や施設に必要な防火管理者の業務を専門業者に外部委託することを指します。防火管理者は法律に基づき、建物の防火対策を責任を持って行う立場にあり、通常は建物の所有者や管理者がその役割を担います。また、店舗や企業などの防火対象物では、従業員が防火管理者に選任されることが多いですが、日常業務に追われる中で、専門的かつ複雑な防火管理業務を遂行するのは容易ではありません。
そのため、選任されても形式的な役割にとどまり、実際には何も行っていないケースが多く見られますが、これは非常に危険な状況です。すべての建物には放火などのリスクが存在し、日常的な防火管理や定められた消防訓練を怠れば、防火管理の不備が原因で重大な火災事故が発生する可能性があります。この場合、防火管理者を選任し、その業務を適切に実施させる義務のある管理権原者（建物の防火管理上の最高責任者）である建物オーナーやテナントオーナー等は、民事責任だけでなく刑事責任を問われるリスクも生じます。
建物やテナントの関係者から防火管理者を選任せず、外部に委託する場合、次のいずれかの事由に該当し、防火管理業務を適切に遂行できないことが条件となります。
- 消防署の管外に勤務している。
- 身体的な理由（高齢や病気など）がある。
- 日本語が不自由である。
- 従業員がいない、または極めて少ない。
- その他、消防署長が認める事由がある。
なお、「消防署長が認める事由」については、ある消防署の担当者から「この条件に当てはまる事例はない」と回答を受けたことがあるため、実際には1～4の条件が外部委託を可能とする条件と言えるでしょう。また、委託される防火管理者には、以下の要件をすべて満たすことが求められます。
- 管理権原者から必要な権限を付与されていること。
- 管理権原者から「防火管理上必要な業務の内容」を明確にした文書が交付されており、その業務に関する十分な知識を有していること。
- 管理権原者から防火管理に必要な事項の説明を受け、十分な知識を有していること。
《出典：参考》東京消防庁「防火管理者の業務の委託について」https://www.tfd.metro.tokyo.lg.jp/lfe/office_adv/jissen/p06.html
当社が防火管理者の外部委託についてお問い合わせをいただいた際、まずは管轄の消防署に当社への委託が可能かどうかを確認します。ほとんどの場合、委託は認められますが、外部委託が認められないケースもあります。その理由としては、建物やテナントにおいて、防火管理上の責任者が居住または常駐している場合が多いです。
その際は、「防火管理全面サポート」というサービスをご提案させていただいております。これは、テナントに勤務する従業員などを防火管理者として選任し、防火管理者が行うべき業務全般を当社がサポートするものです。具体的には、消防署への届出書類の作成（行政書士が作成します）、日常の防火管理、消防訓練の実施、消防査察（立入検査）対応など、幅広い業務を当社に委託いただけます。防火管理者に必要なすべての業務を責任をもって実施いたしますので、安心してお任せください。
防火管理者の外部委託するメリットとは
防火管理者を外部に委託することには、多くのメリットがあり、以下の理由から非常に効果的です。
1. 専門的な知識と経験の活用
防火管理者の業務を外部の専門家に委託することで、建物や施設の安全管理が法令に基づき確実に行われます。防火管理は、単に火災予防の基本対策を講じるだけではなく、建物の構造や利用方法、設備の特性に応じた高度な知識が求められる業務です。外部の専門業者は、これらの知識に精通しており、さらに実際の火災リスクに基づいた豊富な経験を持っているため、管理者自身では対処が難しい問題や状況にも的確に対応できます。専門業者への委託により、建物の所有者や管理者は、より信頼性の高い安全管理を実現することができます。
2. 時間と労力の大幅な節約
防火管理業務は、定期的な訓練や設備点検を実施しなくてはならず時間と労力を要する業務です。建物や施設の管理者がこれらを自ら実行する場合、多くの準備と実務が伴うため、日常業務の負担が増大することになります。外部委託を行うことで、管理者はこれらの負担から解放され、日々の業務に専念することができます。また、専門業者に任せることで、業務の進行が効率化され、訓練や点検などの重要な防火業務が計画通りに行われるため、管理業務全体のパフォーマンスが向上します。特に多くの施設や複数のテナントを抱える場合、すべての防火管理業務を自社内で賄うのは困難ですが、外部委託によって効率よく業務が進められます。
3. 法令遵守とリスク管理の強化
防火管理業務を怠ることは、法的な罰則の対象となる重大なリスクを伴います。火災予防に関する法律は非常に厳しく、適切に対応しない場合、最悪のケースでは管理権原者に刑事責任が問われる可能性があります。しかし、外部委託を行うことで、専門業者が法令に準拠した業務を確実に実施し、必要な手続きや報告も適切に行われるため、このような法的リスクを回避することができます。専門業者は、法改正や新しい規制にも迅速に対応し、必要な書類作成や点検業務を的確に行うため、管理者自身が法令違反のリスクに直面することなく、安全で適切な運営が可能となります。
4. 緊急時対応力の強化と消防査察への迅速な対応
現在、全国の消防署による消防査察（立入検査）が強化されていますが、専門業者に委託することで、この対応も安心して任せることができます。査察で指導を受けた場合、原則として2週間以内に改善措置を講じ、必要な書類を作成して消防署に提出する必要がありますが、これらの業務も専門業者に依頼することでスムーズに進行します。また、万が一火災が発生した際には、専門業者が豊富な経験を活かし、迅速かつ的確に対応でき、消防署や警察との連携も円滑に行えます。さらに、日常的に行っている防火管理の記録を提示することで、防火管理の実施を証明し、管理権原者が責任を問われるリスクを回避することが可能となります。
防火管理業務を外部委託するなら知っておきたい3つの重要ポイント
防火管理者の外部委託を検討する際は、料金が予算に合っているかだけでなく、以下のポイントにも十分注意してください。
1．日常の防火管理業務が適切に実施されているか
防火管理者には、定期的に現地を点検する業務が求められます。そのため、現地を訪問し、防火管理に特化した点検を定期的に行うことが必要です。当社では原則として月に1回の防火点検を実施し、その結果を消防計画に反映させていますが、この点検頻度について法的な規定はなく、管轄の消防署の指示や判断に従うことが重要です。いずれにせよ、全く点検を行わない、あるいは半年に1回程度の点検のみで外部委託が認められる消防署はないため、十分ご注意ください。また、点検ごとに報告書を作成し、日常の防火管理業務の証拠として活用できるかどうかも確認することが重要です。
2．消防訓練が必要な回数実施され、実地訓練も行われているか
消防訓練の実施は、防火管理者の重要な責務の一つです。この訓練には、参加者を集めるための準備が必要で、たとえ参加者がいなくても、消防署に所定の手続きを行うことが非常に重要です。近年では、多くの消防署で動画の視聴などを通じて消防訓練を代替できるケースも増えていますが、実地訓練は避難経路の確認や消火器の操作などを実際に行うことで、火災発生時に落ち着いて行動できる効果が期待されます。そのため、消防署によっては、実地訓練を行わない限り消防訓練とみなさないケースもありますので、訓練の内容についてもしっかり確認することが重要です。
3．消防査察への対応や日常の防火管理の証跡が確保されているか
消防査察（立入検査）は全国の多くの消防署で実施されています。この対応には専門的な知識が必要となるため、外部委託する業者がこの対応を含めて業務を行っているか確認することが重要です。また、万が一火災が発生した際に、専門業者が消防署や警察に適切に対応できるかどうかも確認しておくべきポイントです。日常の防火管理がしっかり行われていたかどうかは、管理権原者を守る重要な要素となるため、防火点検業務の報告書が適切に残されていることが非常に大切です。
当社では、防火管理者に必要とされるすべての業務をワンパッケージでご提供しており、安心してお任せいただける体制を整えています。防火管理に必要な点検、書類作成、消防署との連携など、専門知識を要する業務を一括でお引き受けし、効率的かつ確実に対応いたします。これにより、お客様は時間や手間をかけることなく、安心して防火管理業務を委託することができます。また、見積もりは無料で行っておりますので、まずはお気軽にお問い合わせいただき、詳しいサービス内容や料金についてご確認ください。お客様の建物や施設の安全を第一に考え、最適なプランをご提案いたします。
