(こづっき)防火管理者の外部委託は、最初の届出書面作成がとても大変 | 防火管理者(統括防火管理者)外部委託_メルすみごこち事務所

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消防設備コレクターが教える、消火にまつわる消化のいい話

(こづっき)防火管理者の受託に『初期費用』が必要な理由

2021年03月17日


こづっきです。当社の「防火管理者 外部委託サービス」は、他社と比べて『初期費用が発生する』点が大きく違うと思います。
当社代表がこの事業を始めた当初は初期費用をもらっていなかったのですが、私(こづっき)が入社した後で社内で色々と話し合って、ご請求させていただくことになったのでした。

実は、私もこの「初期費用の設定」を設けるに際して、参考になる出来事に携わった一人です。

初期費用とは、当社が仕事を引き受けるにあたり、仕事に取り掛かるために必要な準備のためのコストを、お客様に負担していただく、という考え方です。
この「防火管理者を当社が受託する際に必要な準備」が、意外と大変なのです。

防火管理者や統括防火管理者を当社が引き受ける際に、所轄の消防署へ「防火管理者の選任届」や「消防計画書」などを提出する必要があります。
これらの書類を作成するのは難しくない(それでも素人の方には骨が折れる仕事です)のですが、資料を作成するための準備が大変なことが多いのです。

まず、過去の防火管理の状況を把握したり、参考資料をいただいたり、建物オーナーや管理会社からヒアリングしたり、現地のテナントへ直接聞き込みしたりして、実態をつかむことからはじめます。

そのうえで、実はテナントに防火管理者がいなかったり、すでに退去や死亡していて新たに選任する必要が発生したり、契約形態を2社でなく、3者間、4者間契約にしないとダメであったり、、、

建物オーナーや管理会社が入れ替わったばかりだと、過去のことが全く分からないため、所轄の消防署へ行って過去の履歴を教えていただいたりすることもあります。
当社が防火管理者を受託するためのスタートラインに立つまでの作業が、気が長くなるほど遠いことが結構あるのです。

あれは3年前、今でも思い出すと悪寒が走る、東京都多摩地区のあるビルの統括防火管理者を当社がお引き受けした際のことです。
依頼を受けた建物は、オーナーがつい先日にビルを購入し、その際に建物管理会社もリプレイスしていました。
新しいビルオーナーが高齢の投資家で、その建物に居住する予定がなく、建物管理会社も防火管理者を引き受けられない、、、といった理由で、すでに所轄の消防署から「外部委託の許可が出ている」とのことでした。

所轄の消防署に出向くと、次のことがわかりました。
・前のビルオーナーは自分が賃貸していたテナント部分の防火管理者をすべてご自身が選任していたが、今後はどうされるのですか?
・このビルは防火対象物点検の対象ですが、これまで一度も報告書が提出されていません。至急出すように新しいビルオーナーへ伝えください。
・このビルは以前にテナント(美容院)から出火事故があり、消防署として注視していますよ。

次に、テナントに出向きヒアリングを行いました。
・ある洋服屋の経営者は「前のビルオーナーからビルを売却する話は聞いていたが、今まではこの部屋の防火管理者をビルオーナー自身がやってくれていました。防火管理については何もわからないし、今後のことも聞いていません」「自分が防火管理者を取得することは無理なので、新しいビルオーナーに防火管理者をやってもらいたい」

そこで、これらの話をまとめ、新ビルオーナーへヒアリングを行いました。
「前ビルオーナーは何かと問題があったようだ」「自分は純粋に投資家というだけで、防火管理のことは何もわからない」「管理会社に任せてあるので聞いて欲しい」「お金で解決できるならメルさんに引き受けていただきたい」

最後に、建物管理会社へヒアリングしました。
「すみません、私どもも新ビルオーナーから仕事を引き受けたばかりで、この建物の防火管理のことはよくわかりません。そもそも防火管理ってどうすれば良いのでしょうか?」

各人へ防火管理の制度や必要性を丁寧に説明して、現状わかっていることを教えてもらって、この建物で足りない防火体制は何かを探し当てて、必要な手配をしていく。
これを、心折れることなくコツコツと積み上げて、ようやく消防署にお認め頂ける防火体制を敷く(各種届出書類が認められる)ことになります。

これらの、当社が防火管理者をお引き受けするまでにかかる準備、建物の状況によりますが、必ず手間がかかります。
そして、苦労して交通整理をして、ようやく防火管理の体制を構築しても、1年後に新建物オーナーが建物を売却して、当社の契約が終了、、、
このようなことを何度か発生した経験があり「ちゃんと汗かいた分、しっかりと初期費用をいただこう」となったのでした。

特に、築年数が経過し、建物オーナーやテナント・管理会社が入れ替わっているビルの統括防火管理者を受託するときは本当に大変ですが、ひとつうれしいことは、届出が完了した際に、消防署の方から労いのお言葉をいただけることです。
人様のお役に立てて報われた、と思えるひとときです。お客様からお金をいただいて仕事をしていますが、一番苦労を共感していただけるのは会社の仲間と消防署の方なのです。

先日、防火管理者をやっている他社のホームページをいくつか見ましたが、初期費用をもらっているところはないようでした。
持ち出し覚悟なのかもしれません。お互いに切磋琢磨しながら建物の安心・安全を守っていければと思います。

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