消防査察が増加中！建物オーナーとテナントが知っておくべき対応と報告書作成の実務
コロナ禍による外出制限が緩和された現在、各地で消防署による査察（立入検査）が再び活発になっています。当社にも、ほぼ毎日のように消防署から査察立会いの依頼が寄せられ、担当者が現地で対応しています。
査察の結果、何も問題がなければ特に対応は不要ですが、消防上の不備や改善点が見つかった場合には、改善に向けた報告書の提出を求められるのが一般的です。
消防署は原則として、査察結果をもとに「立入検査結果通知書」（以下、「結果通知書」）を発行します。その中で指摘事項があった場合、概ね2週間程度の期限内に「改修（計画）報告書」（以下、「改修報告書」）を提出するよう求められます。この改修報告書には、指摘された内容に対してどのように対応するのか、またはいつまでに改修予定なのか等を具体的に記載する必要があります。
査察対象となる物件の多くは、複数のテナントが入居する複合用途の建物（以下、「複合建物」）です。このような建物では、廊下や階段などの共用部と、各テナントの専有部とで、防火管理における責任範囲（管理権原）が分かれているのが一般的です。
そのため、テナントの規模にかかわらず、各テナントごとに防火管理者を選任する義務があり、テナント内部に関する指摘事項については、原則として各テナントの管理権原者（事業主）が対応すべきものとなります。
消防署から発行される通知書類も、「建物オーナー宛」「各テナント宛」に分けて交付されることが一般的です。
当社の役割と対応範囲について
当社では、複合建物において、共用部の防火管理者や建物全体の統括防火管理者、またはその両方に選任されているケースが大半を占めています。これらの場合、建物の共用部に関する改修報告書は、当社が責任をもって作成していますが、テナントの専有部に関する改修報告書につきましては、原則として作成を行っておりません。
前述のとおり、複合建物においては共用部とテナント専有部で管理権原が異なるため、テナント内部で発生した問題については、原則として各テナントが自ら対応すべき事項となります。
そのため、テナント宛の結果通知書や改修報告書については、必要に応じて消防署に対し、該当するテナントへ直接手渡し、もしくは郵送していただくよう依頼しています。
なお、建物オーナー宛に交付される結果通知書には、テナント専有部に関する指摘事項も記載されているのが一般的です。そのため、どのテナントに改修が求められているのかについては、建物オーナーも把握できるようになっています。
消防査察後の報告と「改善報告書」の取り扱いについて
消防査察において指摘事項があった場合、当社ではその内容や状況に応じて、適切に改修報告書を作成し、消防署へ提出しています。その際には、お客様に過度な負担がかからないよう配慮するとともに、必要に応じて事前に相談や確認をさせていただいたうえで対応しています。
以下では、当社が実際に行っている一般的な対応の流れについてご紹介します。
■ 改修報告書の内容について事後報告で対応するケース
【容易に改修できる軽微な内容】（例：消火器標識の劣化、誘導灯の球切れなど）
これらの指摘事項については、当社にて改修報告書を作成し、「統括防火管理者として助言済」などの記載を加えたうえで、概ね1～2か月以内の改修予定を記載し、消防署へ提出しています。
なお、これらは当社が毎月実施している巡回防火点検においても日常的に確認・対応している項目であるため、特段の打ち合わせを要することはなく、基本的には改修報告書の作成後に、あらためて改修のお願いをする流れとしています。
【テナントに関する指摘】
建物オーナー宛の改修報告書にテナント関連の指摘事項が記載されている場合、当社が査察に随行し、該当テナントに対して対応依頼を行っていることが基本です。そのうえで、改修報告書には「テナントへ助言済」などと明記し、建物オーナーにもその旨を報告しています。
■ 建物オーナーに事前に相談・指示をいただくケース
【改善に時間を要する内容】（例：扉の不具合、後付けされた棚が避難経路を塞いでいる場合など）
このような指摘については、あらかじめ建物オーナーへ内容を説明し、確認をいただいたうえで改修報告書を作成します。報告書には、「統括防火管理者として助言済」である旨と、改修予定（1〜2ヶ月後）などを記載し、消防署へ提出します。
【費用を伴う修繕が必要な場合】（例：感知器の不作動、受信機のバッテリー不良、消火設備の不具合など）
設備不良など修繕に費用が伴う指摘については、不備の内容を建物オーナーに詳細に報告したうえで、対応方針を相談させていただきます。その後、修繕内容・費用負担・スケジュールを踏まえた改修予定（目安として3〜4ヶ月以内）を記載し、改修報告書を提出します。
改修報告書に関しては、多くの消防署が、指摘内容の程度に応じて、具体的な改修方針とおおまかな予定日が記載されていることを確認のベースとする、比較的柔軟な姿勢を取っているように感じられます。そのため、予定日が多少前後すること自体よりも、誠実な対応姿勢や、実現可能な改修計画が示されているかどうかが重視されると捉えており、何より重要なのは、確実に実行することだと考えています。
なお、消防査察による指摘事項は「放置厳禁」が原則です。違反の放置は大きなリスクを伴うため、この点については、当社コラム「消防査察の違反は放置禁物！ホームページで公表されるリスク」にて詳しく解説しておりますので、あわせてご参照ください。
さらに、査察において特に指摘事項がなかった場合でも、当社では結果通知書を添付のうえ、「問題は確認されませんでした」といった内容を、お客様に報告するようにしています。
テナントの防火管理者が不在？ そんな時は当社にお任せください
複合建物でよく見られるのが、「テナントが防火管理者を選任していない」という状態です。この場合、ほとんどのケースで消防計画の届出もされておらず、実質的に防火管理が行われていない状態と判断されてしまいます。
もちろん、本来であればテナントのスタッフ等が講習を受け、防火管理者として消防計画を作成・届出し、日常管理を行うのが原則です。しかし、無人店舗や外国人スタッフによる運営など、現実的に選任が難しいケースもあります。その場合、消防署の許可が得られれば、当社がテナントの防火管理者を受託することも可能です。
当社では、建物の共用部に加え、テナントの防火管理者も外部委託できる「建物＋テナントの防火管理者外部委託サービス」を用意しています。
費用についても、導入しやすい価格設定としております。
- 初期費用：7,000円（税別）
- 月額費用：1,800円（税別）
消防計画の作成から届出まで、当社が責任をもって一貫して対応いたします。詳しくは、ぜひサービス紹介ページをご覧ください。
消防査察は、改修指導を受ける場であると同時に、日ごろから防火管理が適切に行われていることを示す絶好の機会と捉えることもできます。当社が（統括）防火管理者に選任されている場合には、査察立会いから改修報告書の作成、さらにはテナントへの対応サポートまで、一貫して対応します。
「うちは大丈夫だろうか…」と少しでも不安をお感じの方は、どうぞお気軽にご相談ください。必要な備えを一緒に考えていきましょう。
