防火管理者業務を自ら実施するために必要なこと

防火管理者がやるべき業務とは

防火管理者は消防法によって定められた国家資格であり、甲種と乙種に分けられます。国家資格と聞くと、難しいと感じるかもしれませんが、実際には1～2日の講習を真面目に受ければ、誰でも取得可能だと思います。甲種と乙種のどちらが必要かは、選任される防火対象物の用途や収容人員などに応じて判断されますが、分からない場合は消防署に問い合わせれば教えてもらえることがあります。

甲種防火管理者の資格を取得すれば、乙種の範囲も含まれるため、迷っている方には甲種の取得を推奨します。どちらの資格が必要かを判断する際には、甲種と乙種を区別する、以下のフローチャートを参考にしてみてください。

※フローチャートのダウンロードはこちらからどうぞ。
https://drive.google.com/uc?export=download&id=1yTTb_qErCjKYcA0xjgmxFFDVeWaHNCnx

当社の防火管理者外部委託サービスは、防火管理者に必要な業務をワンパッケージにしたサービスで、基本的に以下の10項目の業務から構成されています。

1. 防火（防災）管理者・統括防火（防災）管理者への選任および選任届の管轄消防署への届出
2. 消防計画その他必要な届出書面の作成および管轄消防署への届出
3. 消防署の査察（立入検査）の現場立会い、折衝（適宜）
4. 消防設備点検報告書の内容確認および当該点検業者へのヒアリング（適宜）
5. 消防設備点検報告書のうち、管轄消防署へ届け出る報告書への署名
6. 巡回防火点検および本点検結果に基づく点検報告書の作成およびお客様への提出。是正事項の指摘、改善提案等
7. 対象物件の入居者等に対する避難施設等へ置かれた物品の除去、不適切な工事に対する指導、火気使用等危険な行為の監督、および収容人員の管理（ただし巡回防火点検中など可能な範囲とする）
8. 避難・通報・消火訓練等の実施および実施報告書のお客様への提出、管轄消防署への届出
9. 対象物件の建物の入居者に対する防火に関する広報の実施（掲示または配布の適宜実施）
10. 火災事故時における警察または消防その他公的機関からの立会いおよび事情聴取、その他必要な要請に対する対応

この10項目を防火管理者が実行すべきポイントとして3点に集約すると、以下のようになります。

• 防火管理者選任届や消防計画など、必要な書類を作成して消防署に届け出る
• 必要とされる回数の消防訓練を実施し、必要書類を作成して消防署に届け出る
• 日常的な防火管理点検を実施し、不適な状況であれば改善に向けた行動をとる

防火管理者を選任する際には、この3つのポイントを理解し、適切に対応することが求められます。

有資格者であっても、実際に防火管理者として選任された経験がなければ、防火管理者の業務について不安に感じるのは自然なことです。しかし、防火管理者に必要な業務は、適切な資料やガイドを参照することで実践可能です。実際に、防火管理の基礎から具体的な対策方法に至るまで、オンラインで幅広い情報を得ることができます。

まず、防火管理者として最初に取り組むべきことは、防火管理の基本である消防計画の作成と、それを管轄する消防署への届出です。消防計画の書式は自治体によって異なりますが、基本的には穴埋め式で記入することで完成でき、記述例も提供されているため、初めての方でも頑張れば作成することができます。不明な点があれば消防署に相談すれば、親切に教えてもらうことができます。消防計画の作成に関しては、「消防計画の作り方（一発解決法あり）」というコラムで紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

次に、消防訓練においては、「避難・通報・消火訓練」の実施が基本となります。実施方法は、YouTubeや自治体のホームページで確認可能です。例として、東京消防庁のホームページに設けられた専用ページが参考になります。

《参考》東京消防庁　自衛消防訓練
https://www.tfd.metro.tokyo.lg.jp/hp-sinjyuku/jieishobou_kunren/jieishoubou_kunren.html

また、消防訓練を実施する際は、住人への事前告知が不可欠です。そのため、人が集合できるスペース、例えば建物のエントランスや中庭を集合場所と定め、指定日時に階段を使用して集まるように案内文を作成し、建物の掲示板や居住者のポストへの投函等の対応が必要になります。

集合場所への階段の使用案内は重要なポイントであり、地震や火災時にエレベーターが使えなくなる可能性を考慮すると、避難訓練の一部として機能します。さらに、消防訓練を実施するだけでは不十分で、基本的に訓練の前後には消防署への届出が必要となります。届出の書式や方法は自治体によって異なるため、実施する前の確認が欠かせません。

最後に、「防火管理者が実施すべき、日常的な防火管理点検」についてですが、消防設備点検などと異なり、年に何回実施しなければならないという法律による具体的な定めはありません。当社では最低でも月1回、防火管理に特化した点検を行い、その旨を消防計画に反映させるようにしていますが、この点検体制が認められるか否かは管轄の消防署によって判断が異なります。しかし、建物を日常的に利用する方が防火管理者として選任される場合、点検体制に問題が生じることはなく、消防署から選任が認められない可能性も低いでしょう。

防火管理者が自ら点検を行う場合、以下の3つのポイントに注意してください。

• 「火の取り扱いに関する監督、避難設備の維持、消防設備の点検」を念頭に、防火管理に特化した定期的な点検を実施すること。
• 防火管理上、不適切な状態を確認した場合は、居住者などへの指導や啓蒙を行うこと。
• 防火管理者としての行動の証跡として、報告書を作成し、履歴管理を行うこと。

これらのポイントの具体的な実践法については、「防火管理者が押さえるべき点検業務の5つのポイント」というコラムをを参考にしてください。

防火管理者の「名義貸し」は厳禁

防火管理者の選任時に最も注意すべき点は、名目上だけの選任で実際には防火管理者としての業務を行わず、いわゆる「名義貸しの状態」になってはならないことです。消防法ではこのような状況を禁止する条文が存在し、違反した場合には厳しい罰則が適用される可能性があります。

防火管理者の業務は、使命感と熱意があれば遂行可能であるとお伝えしましたが、効率性を重視する現代社会では、私どものような防火管理のプロフェッショナルに依頼する選択肢も考えられます。

一部の建物オーナーは、防火管理業務を建物の維持管理と同様に管理会社が実施すべきだと考えていることがあります。しかし、管理会社との契約で定められた業務範囲を超える量や質の要求に直面することが多く、その結果、管理会社が依頼を断ることが少なくありません。このため、当社の防火管理者外部委託サービスに対するお問い合わせは、管理会社からのものが多くなっています。

最後に、当社の防火管理者外部委託サービスを解約する最も一般的な理由は、建物の所有者が変更されることです。新しい所有者が新たに防火管理者を選任する場合、当社がこれまで提供してきた防火管理業務を基に、防火管理者として必要とされる業務を継続していただくことを願っています。

なお、引き続き当社にご依頼いただける場合は、初期費用は無料で承ります。詳細につきましては、当社から管理会社や前の所有者へお渡ししたお知らせをご参照いただくか、直接当社へお問い合わせください。