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マンション管理組合で、テナント情報を一番知る◯◯

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テナント情報の把握は統括防火管理者の仕事


防火管理者のこづっきです。先日、東京消防庁管轄(港区)の消防署へ防火管理者と統括防火管理者の選任届や消防計画を提出するべく書類作成を行いました。
築40年超の分譲マンションで、住居のほか、1階に飲食店を含む店舗(テナント)が5戸入居する「複合用途建物」です。

統括防火管理者を受託する場合、テナント情報を調査して本書類に添付する必要があります。当社としてもテナント情報は「日常の防火管理」を履行するためには必須であるため、最初に情報を把握することはとても大切です。

最初に、こちらのマンションの管理者(代表者)である管理組合理事長から管理業務を代行する管理会社から、把握している限りのテナント情報を預かります。

頂いた情報は、各テナントの部屋番号、店名(屋号ですね)、業種、各テナントの管理権原者、テナントの中の防火管理者の選任の有無、でした。
管理会社がこれらの情報を把握してくれていたので、助かります。

ただ、これでは情報としては足りません。これ以外に、テナントの運営会社名、連絡先、テナント管理権原者の職制(代表・代表取締役社長、個人事業主など)、防火管理者に関する情報(氏名等)、テナントの収容人員と平面図です。
特に、収容人員はテナントの業種によって計算方法が異なりますので要注意です。(従業員数+座席数+スペース÷3or4)
結構骨の折れる作業です。

テナント情報を調査する

こちらのマンション管理組合の建物管理を受託していたのは大手管理会社でしたが、上記のように防火管理に関連する詳細情報まで完璧に把握していることはまずありません。
不足する情報は当社が調査して埋めていきます。

テナントの運営会社名、連絡先、収容人数はインターネットで調べます。google検索の精度が高いおかげでだいぶ助かります。

防火管理者の氏名はさすがにヒアリングです。電話で直接照会しますが、意外と多いのが、教えて頂いた防火管理者が消防署に選任届されていなかったり、別の方の名前で選任登録されているケースです。未届けや勘違いが多いのですね。
また、運営会社やテナントの従業員が「誰が防火管理者に選任されているかわからない」と言ったケースもあります。防火管理者が退職したがそのまま消防署への変更届けを出さずに放置していた、ということもあります。

どうしてもテナントの防火管理者がわからないときは所轄の消防署へ教えていただくこともあります。テナント側が消防署へ「うちのテナントの防火管理者、誰でしたっけ」と聞くのも変な話ですので、こちらで対応させていただいています。消防署も丁寧に教えて下さいます。

これらの調査を行うことで情報把握ができ、消防署へ届け出ることができますし、当社としても統括防火管理者を受託し業務を円滑に遂行することができます。

テナント情報の一番の情報源は「管理人」

管理組合理事長、管理会社、テナント側、消防署に聞いてもわからないようなテナントに関する情報を、実はマンションの管理人が把握しているケースが結構あります。

管理人は現場のプロです。清掃や受付などを通じて、そこに住む・そこで働く入居者とのコミュニケーションが取れている方が多く、雇用主である管理会社以上の情報を把握している方が結構多いですね。

最後は管理人に事情を説明して(泣きついて)、情報提供を頂くこともあります。
最後は現場の力を借りる。これは意外と鉄則かもしれませんね。

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